keimaejimaの日記

リクルートでエンジニアやってますが、ここでは情報社会論的なことを書きます

良いプレゼンをするために工夫している4つのこと

こんにちは、@keimaejimaです。

僕は割とプレゼンが好きです。

学生時代は、ビジコンで優勝して賞金を何百万円か稼いだり、シリコンバレーに連れて行って貰ったりと割と良い成績を残してきました。リクルートに入ってからも、プレゼンの機会が結構あり、まあまあ良い評価を貰っている気がします。

今回は、プレゼンを作るときに気をつけていることを共有します。

 

いきなりスライドを作りはじめない

プレゼンが得意ではない人のよくある特徴として、いきなりプレゼン資料を作りはじめてしまう、ということがよくあります。

プレゼンの目的は様々ありますが、そのほとんど「自分の提案を相手に理解してもらう」「自分の達成した成果を相手に伝える」といったことであるはずです。

つまり、ある一つのゴールに向けて、説明が積み重ねられていくのです。そうなると、当然スライドとスライドとの間はしっかりとした論理展開で繋がれているべきであり、矛盾は許されません。

いきなり資料を作り始めるとスライド一枚づつの「点」に意識が集中してしまい、そのプレゼンが何のためのものなのか忘れられてしまいがちです。

ですので、まずは紙に図を描く、論理展開を文章にしてみるなどなんらかの形でプレゼン全体を「線」として描いてみてからスライドを作り始めることをおすすめします。

 

自分なりの「型」を持つ

プレゼンで使うスライドにとって、論理と同じくらい重要なのが「ビジュアル」です。

いくら論理がしっかりとしていても、それを視覚的に伝えることができなければ共感を生むプレゼンはできなかったりします。

一方で、デザイナーでもない限り視覚的に訴えるプレゼン資料を作るのは大変なことです。

そこでおすすめしたいのが、自分なりのプレゼン資料のテンプレートを作っておくことです。

プレゼンの中で、自分のアイデアを説明したときに用いる図は無限に数があるわけではなく、三段論法、ベン図、フローチャートといった風にある程度数が限られているはずです。

そうした、論理を説明するためのプレゼン用テンプレートをあらかじめ用意しておくのです。実例を貼っておきます。

f:id:keimaejima:20160207170153j:plain

 

f:id:keimaejima:20160207162547j:plain

こうした「型」を持っておくことで、「今回はどんな図を使って説明しようか」という時間を節約することができますし、テンプレート自体を日々洗練させていくことができます。

 

説明できないことはスライドにはいれない

僕がプレゼン資料を作るときに気をつけることとして、「説明できないことは資料の中に入れない」ということがあります。

プレゼン資料を作る過程で、色々と調べているうちに「この情報も入れておいた方が良いのではないか」という気持ちになってきますが、基本的には自分が知識として持っていること、論理的に説明できること以外はプレゼン資料には入れるべきではないと思います。

また、うろ覚えの知識についても同様です。プレゼンの本番では緊張する人が多いと思いますが、緊張した状態でも話が確実にできる内容だけを資料には入れるべきです。

資料に入っているのに、質問されて答えられなかったりすると相手に不信感を与えてしまします。

また、緊張して説明を飛ばしてしまうようなことがあると論理の崩壊につながってしまう恐れがあります。

 

想定問答集を作る

僕は、質問が入る可能性のあるプレゼンの前にはなるべく想定問答集を作るようにしています。

想定問答集とは、プレゼンの内容に関してプレゼンを聞いた相手が質問してきそうなことと、それに対する答えをまとめた表のようなものです。

僕はいつもGoogle Driveのシートでこれをつくっていて、電車の中などで思いついた想定質問などもメモるようにしています。

これを作ることによって、実際のプレゼンの場で質問をされた時に焦らずに回答できるということもありますが、一歩引いた客観的な視点で自分の資料を見直せるという良さがあります。

聴衆や審査員の気持ちを想像しながら自分の資料を点検することで、論理的な穴や説明不足な部分を発見することができたりします。

時間があれば、この想定問答集に加えて、Appendix資料のようなものを付録としてつくっておけたらより良いです。

ほとんどのプレゼンでは時間がとても限られているのて、重要なんだけど削らざるをえない説明ってありますよね。そんな時はわざとプレゼン資料の中に小さな穴をつくっておいて、「ここ、質問するべきですよ」と審査員に教えてあげる。そしてAppendix資料で手厚く説明するというのも一つの有効な手です。

 

以上、僕がプレゼンをする時に気をつけている4つのことを紹介しました。総合すると、重要なのはなるべくプレゼンの内容自体を考えることに集中できるように、プレゼンをつくるという行為に対してはいくつかのルールをあらかじめ持っておくことなのかなと思います。

他にも良い方法があったら教えていただけると嬉しいです。以上です!